Databehandleraftale for AutoNav

Version 1.2 — gældende fra 1. december 2026

1. Parterne

Den dataansvarlige: Den virksomhed, der anvender AutoNav ("Kunden").

Databehandleren: Byens Autoservice, CVR-nr. 31204542, Jørgen Jensensvej 15, 4700 Næstved, e-mail info@byensautoservice.dk ("Databehandleren").

Denne databehandleraftale ("DPA") er en integreret del af slutbrugerlicensaftalen for AutoNav ("Hovedaftalen") og regulerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af Kunden.

Ved uoverensstemmelse mellem Hovedaftalen og denne DPA har denne DPA forrang for så vidt angår behandling af personoplysninger.

2. Baggrund og formål

Databehandleren leverer værkstedssystemet AutoNav, hvori Kunden registrerer og behandler oplysninger om egne kunder, køretøjer, arbejdsopgaver og fakturering, og hvorfra data kan overføres til Kundens eget regnskabssystem.

Databehandleren behandler personoplysninger udelukkende efter dokumenteret instruks fra Kunden. Kundens instruks udgøres af Hovedaftalen, denne DPA med bilag samt Kundens brug af Tjenestens funktioner.

Databehandleren underretter omgående Kunden, hvis en instruks efter Databehandlerens opfattelse strider mod databeskyttelseslovgivningen.

Fjernsupport: Efter aftale med Kunden kan Databehandleren yde support ved at se og styre den computer, Kunden anvender ("fjernsupport"). Fjernsupport sker kun i en session, som Kunden selv starter og giver adgang til, og Kundens anmodning om den enkelte session udgør Kundens instruks for den pågældende behandling. Under sessionen kan Databehandleren se det, der vises på Kundens skærm, også oplysninger uden for Tjenesten. Databehandleren anvender alene sådanne oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at løse den supportopgave, Kunden har bedt om, og gemmer dem ikke. Sessioner optages ikke, medmindre Kunden har givet samtykke til det i den enkelte session. Sikkerhedsforanstaltningerne ved fjernsupport fremgår af Bilag C.

3. Databehandlerens forpligtelser

Databehandleren:

behandler alene personoplysninger efter instruks fra Kunden; sikrer at personer med adgang til personoplysningerne har forpligtet sig til fortrolighed; træffer de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der fremgår af Bilag C; bistår Kunden med at opfylde forpligtelser efter forordningens artikel 32-36 i det omfang det er relevant og under hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger, Databehandleren råder over; og stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28.

4. De registreredes rettigheder

Databehandleren bistår, i det omfang det er muligt, Kunden med at besvare anmodninger fra registrerede om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse.

Retter en registreret henvendelse direkte til Databehandleren om oplysninger, der behandles for Kunden, videresender Databehandleren uden unødig forsinkelse henvendelsen til Kunden og besvarer den ikke selv.

Tjenesten indeholder funktioner til søgning, rettelse, eksport og sletning af data, som Kunden selv kan anvende til at efterkomme anmodninger.

5. Brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, der vedrører personoplysninger behandlet for Kunden.

Underretningen indeholder, i det omfang oplysningerne foreligger: karakteren af bruddet, de berørte kategorier og det omtrentlige antal registrerede, de sandsynlige konsekvenser samt de foranstaltninger, der er truffet eller foreslås truffet. Foreligger oplysningerne ikke samlet, gives de i etaper.

Anmeldelse til Datatilsynet og eventuel underretning af de registrerede foretages af Kunden.

6. Underdatabehandlere

Kunden giver Databehandleren generel skriftlig godkendelse til at anvende underdatabehandlere. De aktuelle underdatabehandlere fremgår af Bilag B.

Databehandleren varsler ændringer i listen — tilføjelse eller udskiftning — med mindst 30 dages varsel pr. e-mail eller i Tjenesten. Kunden kan inden for varslet gøre indsigelse af saglige, databeskyttelsesretlige grunde. Fastholder Databehandleren ændringen, kan Kunden opsige Hovedaftalen med virkning fra ændringens ikrafttræden, uden yderligere omkostning.

Databehandleren pålægger enhver underdatabehandler de samme databeskyttelsesforpligtelser som følger af denne DPA og hæfter for underdatabehandlerens opfyldelse.

7. Overførsel til tredjelande

Behandling sker som udgangspunkt inden for EU/EØS.

Enkelte underdatabehandlere er etableret uden for EU/EØS — se Bilag B. Overførsel hertil sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) og, hvor det er relevant, supplerende foranstaltninger. Databehandleren kan på anmodning dokumentere overførselsgrundlaget.

Databehandleren overfører ikke personoplysninger til tredjelande uden for det i Bilag B beskrevne uden Kundens forudgående skriftlige instruks.

8. Revision og tilsyn

Databehandleren stiller på Kundens anmodning de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28, herunder ved at besvare et skriftligt spørgeskema.

Kunden kan derudover — mod rimeligt varsel og højst én gang årligt, medmindre der foreligger konkret mistanke om væsentlig misligholdelse eller et sikkerhedsbrud — foranstalte en revision. Revisionen må ikke forstyrre driften unødigt, og Kunden afholder egne omkostninger. Databehandlerens dokumenterede omkostninger ved bistand ud over det sædvanlige kan faktureres efter aftale.

9. Aftalens varighed og ophør

Denne DPA gælder så længe Databehandleren behandler personoplysninger for Kunden.

Ved ophør kan Kunden inden for 30 dage eksportere sine data via Tjenestens eksportfunktion. Herefter sletter Databehandleren personoplysningerne, herunder eksisterende kopier, medmindre EU-ret eller national ret foreskriver opbevaring. Sikkerhedskopier slettes i takt med den almindelige backup-rotation, jf. Bilag C, dog senest efter 90 dage.

Databehandleren bekræfter sletningen skriftligt på Kundens anmodning.

10. Ansvar

Parternes ansvar følger databeskyttelsesforordningens artikel 82. Ansvarsbegrænsningerne i Hovedaftalen finder ikke anvendelse på ansvar efter forordningen.

11. Ændringer

Databehandleren kan ændre denne DPA med mindst 30 dages varsel pr. e-mail eller i Tjenesten. Væsentlige ændringer til ugunst for Kunden giver Kunden ret til at opsige Hovedaftalen til ikrafttrædelsestidspunktet, uden yderligere omkostning. Ændringer i listen over underdatabehandlere følger punkt 6. Ændringer, der følger af lovgivning, kan gennemføres uden varsel.

12. Lovvalg og værneting

Denne DPA er undergivet dansk ret. Tvister afgøres ved Retten i Næstved.

Bilag A — Oplysninger om behandlingen

Formålet med behandlingen: Levering af værkstedssystemet AutoNav, herunder kunde- og køretøjsadministration, arbejdskort, tilbud, kalender og aftaler, onlinebooking, dækhotel, varekartotek, fakturering, hentning af leverandørbilag fra Kundens postkasse, påmindelser og beskeder til Kundens kunder pr. e-mail og SMS, opslag på Kundens egne sider på sociale medier, AI-understøttede funktioner, overførsel af faktura- og kundedata til Kundens eget regnskabssystem samt support, herunder fjernsupport efter aftale med Kunden, jf. punkt 2.

Behandlingens karakter: Indsamling, registrering, opbevaring, ændring, søgning, samkøring, overførsel og sletning i forbindelse med driften af Tjenesten samt visning af skærmindhold og styring af Kundens computer under fjernsupport.

Behandlingens varighed: Så længe Kunden anvender Tjenesten, jf. punkt 9. Ved fjernsupport varer behandlingen så længe den enkelte session.

Kategorier af registrerede:

Kundens kunder og disses kontaktpersoner; personer, der bestiller tid via Kundens bookingside; Kundens medarbejdere, der er oprettet som brugere; kontaktpersoner hos Kundens leverandører; afsendere og modtagere af e-mail og SMS, der behandles i Tjenesten; personer, der fremgår af billeder, som Kunden lægger i Tjenesten; samt personer, hvis oplysninger vises på Kundens skærm under fjernsupport.

Kategorier af personoplysninger — almindelige oplysninger, jf. artikel 6:

Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, kundenummer og eventuelt CVR-nummer; oplysninger om køretøjer, herunder registreringsnummer, stelnummer, mærke, model og kilometerstand; oplysninger om udført arbejde, reservedele, tilbud, arbejdskort og fakturaer; aftaler i kalender og dækhotel; brugernavn, rolle og loginhistorik for Kundens brugere; indhold af e-mailkorrespondance og SMS-beskeder, som Kunden lader Tjenesten behandle; samt billeder, som Kunden lægger i Tjenesten, fx af køretøjer.

Ved fjernsupport: de oplysninger, der vises på Kundens skærm under sessionen. Det kan omfatte oplysninger uden for Tjenesten, fx e-mail, regnskabsdata, bank- og kontooplysninger og oplysninger i andre programmer. Databehandleren har ikke indflydelse på, hvilke oplysninger der vises.

Særlige kategorier af oplysninger (artikel 9) og oplysninger om strafbare forhold (artikel 10): Tjenesten er ikke indrettet til behandling heraf. Kunden instrueres i ikke at indtaste sådanne oplysninger, herunder i fritekstfelter og noter. Under fjernsupport kan sådanne oplysninger fremgå af Kundens skærm, selvom Tjenesten ikke er indrettet til dem. Kunden lukker derfor programmer og vinduer med oplysninger, der ikke er nødvendige for supportopgaven, før sessionen startes.

Bemærkning: Et registreringsnummer eller stelnummer kan i sammenhæng med en ejer udgøre en personoplysning. Sådanne oplysninger behandles derfor som personoplysninger i denne DPA.

Bilag B — Underdatabehandlere

Hosting sker på Databehandlerens eget udstyr i Danmark. Der anvendes ingen ekstern hosting-udbyder, og der er derfor ingen underdatabehandler for drift, databaser og sikkerhedskopiering.

Følgende underdatabehandlere er godkendt på tidspunktet for aftalens indgåelse:

Om AI-behandlingen: Til Anthropic sendes de oplysninger, som den enkelte AI-funktion anvendes på — fx indholdet af et bilag eller en e-mail, eller oplysninger om et køretøj og det arbejde, der tidligere er udført på det, når AI-fejlsøgning bruges på et arbejdskort. Der sendes ikke systematisk hele kundedatabasen. Kunden bør være opmærksom på, at disse oplysninger kan indeholde personoplysninger.

Om fjernsupport: Fjernsupport formidles af Databehandlerens egen server på Databehandlerens eget udstyr i Danmark med open source-programmet RustDesk, som Databehandleren selv driver. Der anvendes ingen ekstern udbyder til at formidle forbindelsen.

Ikke underdatabehandlere: Kundens eget regnskabssystem — e-conomic, Billy eller Dinero — er ikke underdatabehandlere for Databehandleren. Kunden har en selvstændig aftale med den pågældende udbyder, og overførsel dertil sker på Kundens instruks som led i Kundens egen anvendelse. Tilsvarende gælder Kundens egen mailudbyder, også når Kunden logger ind med Microsoft eller Google: Tjenesten henter bilag og sender mail gennem den postkasse, Kunden selv forbinder til Tjenesten, hos Kundens egen udbyder. Det samme gælder Kundens egne sider på Facebook og Instagram: opslag, som Kunden laver i Tjenesten, sendes til Meta på Kundens instruks og behandles herefter efter Kundens aftale med Meta. Det samme gælder en AI-assistent, som Kunden selv forbinder til Tjenesten: assistenten kan læse og, afhængigt af den adgang der er givet, oprette og ændre data i Tjenesten, og oplysninger, som assistenten henter, overføres på Kundens instruks til den udbyder, Kunden har valgt. Endelig gælder det offentlige og kommercielle opslagstjenester, der anvendes til opslag på CVR-nummer, registreringsnummer og reservedele.

Bilag C — Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Adgangsstyring: Adgang til Tjenesten kræver personligt login. Der anvendes rollestyring, så brugere kun har adgang til de funktioner, deres rolle tilsiger. To-faktor-godkendelse via engangskode på e-mail er tilgængelig. Adgangskoder opbevares alene i hashet form med bcrypt.

Adskillelse af kunder: Hver kunde har sin egen adskilte database, så data fra forskellige kunder ikke opbevares sammen.

Kryptering under transmission: Al kommunikation mellem browser og server samt mod eksterne grænseflader sker over TLS. Adgangsnøgler til regnskabssystemer, mailkonti, sociale medier og SMS-tjenester opbevares krypteret med AES-256-GCM og en nøgle udledt via scrypt.

Kryptering af lagrede data: Databasefilerne er ikke krypteret på lagringsniveau. Fortrolige felter — adgangskoder og adgangsnøgler til tredjepartssystemer — er krypteret hver for sig som beskrevet ovenfor. Serveren står i aflåst lokale hos Databehandleren med begrænset fysisk og logisk adgang.

Sikkerhedskopiering: Der tages daglige sikkerhedskopier, som opbevares i 90 dage. Kopierne ligger på Databehandlerens eget udstyr i Danmark. Retablering testes mindst én gang årligt.

Logning: Der føres log over logins, to-faktor-godkendelser og væsentlige handlinger i Tjenesten, herunder fejl ved overførsel til regnskabssystemet. Logoplysninger opbevares i 12 måneder.

Medarbejdere: Personer med adgang til personoplysninger er underlagt fortrolighedsforpligtelse. Adgang gives efter behov og inddrages ved ophør.

Fjernsupport: Fjernsupport sker med open source-programmet RustDesk via Databehandlerens egen server i Danmark. Kunden starter selv programmet og giver adgang ved at oplyse sit ID og en engangskode til Databehandleren; uden Kundens medvirken er der ingen adgang. Tjenesten gemmer ikke Kundens ID eller engangskode og beder aldrig om dem. Programmet udleveres, så det kører uden installation, og en ny session kræver, at Kunden igen oplyser en engangskode. Kunden kan følge med på sin skærm under hele sessionen og til enhver tid afbryde den ved at afslutte programmet. Kunden foretager selv log-in med MitID, to-trinsbekræftelse og adgangskoder; Databehandleren indtaster ikke Kundens adgangskoder. Fjernsupport sker kun over en krypteret forbindelse: programmet til Windows udleveres opsat med Databehandlerens servernøgle, og Databehandleren kontrollerer i programmet, at forbindelsen er krypteret, før supporten påbegyndes. Sessioner optages ikke, medmindre Kunden har givet samtykke til det i den enkelte session. Serveren logger tekniske oplysninger om forbindelserne, herunder IP-adresser og tidspunkter, af hensyn til drift og fejlfinding; logoplysningerne opbevares i højst 12 måneder.

Driftsmiljø: Tjenesten afvikles i en Docker-container på Databehandlerens egen server i Danmark, bag en reverse proxy med TLS. Systemet holdes opdateret med sikkerhedsopdateringer.

Håndtering af brud: Der foreligger en procedure for opdagelse, håndtering og underretning ved brud på persondatasikkerheden, jf. punkt 5.

Kontakt vedrørende denne aftale: Byens Autoservice, CVR 31204542 — info@byensautoservice.dk